第６章 本庁機関における文書の保管、保存及び廃棄（第41条―第45条）
第７章 出先機関における文書の保管、保存及び廃棄（第46条）
第１条 この規程は、別に定めがあるもののほか、文書の管理について必要な事項を定めるものとする。
第２条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(６) 発議文書 事案の処理について村の意志を決定するための原案を記載した文書をいう。
(７) 決裁文書 回議又は合議を終了して決裁を受けた発議文書をいう。
(８) 完結文書 施行を必要とする決裁文書で施行が終わったもの及び施行を必要としない決裁文書並びに回覧により処理を終了する文書で回覧が終わったものをいう。
(９) 保管文書 課長又は出先機関の長（以下「課長等」という。）が課内又は出先機関内において管理している完結文書をいう。
(10) 保存文書 課長等が書庫において管理している完結文書をいう。
第３条 文書は、丁寧に取り扱い、正確かつ迅速に処理し、適切に管理するものとする。
第４条 総務課長は、本庁機関及び出先機関における文書の管理に関して必要な調査を行い、文書の管理が適正かつ円滑に行われるように課長等を指導するものとする。
第５条 課長等は、課又は出先機関における文書の管理が適正かつ円滑に行われるように努めるものとする。
第６条 課長の文書に関する事務を補佐させるため、課に文書管理主任を置く。
２ 文書管理主任は、課にあっては課長補佐（課長補佐を置かない課にあっては、課長が指定する者）を充てる。
３ 文書管理主任は、課長の命を受け、次に掲げる事務を行うものとする。
(４) 文書の整理、保管、保存及び廃棄に関すること。
第７条 本庁機関における郵便物等は、総務課において受領するものとする。
２ 次に掲げる郵便物は、特殊郵便物収受簿（
様式第１号）に記載するものとする。
(１) 書留、内容証明、配達証明及び特別送達の郵便物
(２) 現金、証紙、印紙、郵便切手又は有価証券（以下「現金等」という。）が添えられている郵便物
第８条 総務課において受領した郵便物等のうち文書は、次により収受するものとする。
(１) 文書の余白に収受印（
様式第２号）を押すこと。
(２) 軽易な文書を除き文書件名簿（
様式第３号）に記載すること。
２ 前項の規定により収受した文書は、次により配布するものとする。
(１) 書留、内容証明、配達証明及び特別送達の郵便物に係る文書並びに収受した文書のうち現金等が添えられている文書は、担当課長に配布し、受領印を徴する。
(２) その他の文書は、速やかに総務課長が文書を閲覧し、担当課長に配布する。
３ 親展郵便物は、開封せず、封筒に収受印を押し、親展文書受理簿（
様式第４号）に記載し、名あて人に交付すること。
４ 戸籍、住民基本台帳、外国人、犯歴事務に係る郵便物は、開封せず、封筒に収受印を押し、戸籍関係収受簿（
様式第５号）に記載し、担当課長に配布すること。
５ 物品は、物品受付簿（
様式第６号）に記載して担当課長に配布し、受領印を徴すること。
６ 電話又は口頭で申告があった場合は、軽易なものを除き電話（口頭）申告受付票（
様式第７号）により処理をすること。
第９条 課長は、速やかに文書を閲覧し、その事務を担当する係名、処理方針等を示して文書管理主任を通じて係長に回覧する。
２ 文書の配布を受けた係長は、課長の指示に基づき担当者を指定し、必要があるときは更に具体的な指示を与えて担当者に回覧する。
３ 第１項により課長が指示をする場合において、重要又は異例に属する文書で自らの判断で指示することが困難なものについては、事前に上司の閲覧に供し、その処理について指示を受けなければならない。
第10条 出先機関における郵便物等は、当該所において受領するものとする。
２ 出先機関における文書の収受及び配布については、第７条及び第８条の規定を準用する。
第12条 起案は、次項に規定する場合を除き、発議書（
様式第８号）を用いて行うものとする。
２ 条例、規則、告示及び規程の起案は、法令発議書（
様式第９号）及び継続用紙（
様式第10号）を用いて行うものとする。
３ 第１項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる場合にあっては、当該各号に定める方法によることができる。
(１) 収受した文書に関して起案する場合であって内容が軽易なときは、当該文書の余白に朱書して起案すること。
(２) 起案すべき内容が定例又は軽易な場合は、課長の承認を受けて定めた、所にあっては所長が定めた用紙等を用いて起案すること。
(３) 第１項に規定する発議書により難い場合は、あらかじめ総務課長の承認を受けて定めた用紙を用いて起案すること。
２ 前項の規定にかかわらず、次に掲げる文書は、縦書きとするものとする。
(２) 他の官公署に提出する文書で、当該官公署が縦書きにすべきものと定めているもの
３ 第１項の規定にかかわらず、次に掲げる文書は、縦書きとすることができる。
(３) 前２号に掲げるもののほか、あらかじめ総務課長の承認を受けたもの
第14条 文書は、
鮫川村公文例規程（昭和35年鮫川村規程第１号）、常用漢字表（昭和56年内閣告示第１号）、現代仮名遣い（昭和61年内閣告示第１号）、送り仮名の付け方（昭和48年内閣告示第２号）、外来語の表記（平成３年内閣告示第２号）等により、平易かつ簡明な表現を用いて作成するものとする。
第15条 文書には、次により記号及び番号を付するものとする。
(１) 条例、規則及び規程の記号は、それぞれ「鮫川村条例」、「鮫川村規則」及び「鮫川村規程」とし、これらの番号は、総務課長が管理する法令台帳（
様式第11号）による番号とすること。
(２) 役場掲示板に掲示すべき告示及び公告等の記号は、それぞれ「鮫川村告示」及び「鮫川村公告」等とし、これらの番号は、総務課長が管理する公告件名簿（
様式第12号）による番号とすること。
(３) 指令の番号は、「鮫川村指令」の次に
別表第１に掲げる課名の約字を加えたものとし、その番号は、指令書交付簿（
様式第13号）による番号とすること。
(４) 往復文の記号は、
別表第１に掲げる課名又は所名の約字とし、暦年に相当する数字の次に用い、その番号は、文書件名簿による番号とすること。ただし、軽易な文書については、番号に代えて「号外」と表示することができる。
２ 前項に規定する番号は、毎年１月１日に起こし、一連番号とするものとする。ただし、同項第３号及び第４号に規定する文書は、当該文書に係る事務が完了するまで同一の暦年に相当する数字、記号及び番号を用いるものとする。
第16条 発議文書には、起案理由、根拠法令その他参考となる事項を記載し、関係書類を添付するものとする。ただし、起案の内容が定例又は軽易なものについては、これを省略することができる。
第17条 関係者以外の者に秘密にしなければならない事項を内容とする文書は、秘密文書として指定し、その見やすい箇所に「秘」と表示するものとする。
第18条 起案文書には、
鮫川村事務決裁規程（平成13年鮫川村規程第６号。以下「事務決裁規程」という。）の定めるところにより、決裁権者を発議書の決裁区分欄に表示するものとする。
第19条 第37条第２項に規定する文書分類表の分類記号及び第40条第１項の規定による保存期間を表示するものとする。
第20条 速達、書留、親展、小包、配達証明、内容証明、電報、はがき、ファクシミリ、電子メール等特別な発送を必要とする場合には、発議文書にその旨を表示するものとする。
第21条 起案文書は、第18条に規定する決裁区分に応じ、下位の職にある者から順次上位の職にある者へ回議した上、決裁を受けるものとする。
２ 課内の他の係に関係する起案文書は、関係係等に回議するものとする。
３ 発議文書を修正した者は、修正箇所に証印しておくものとする。
４
事務決裁規程の定めるところにより代決した者は、当該発議文書の決裁箇所に「代」と記載するものとする。ただし、後閲を必要とするものは「後閲」と記載するものとする。
第22条 本庁機関における発議文書で他の課に関係するものは、担当課長の決裁を受けた後、次により関係課長に合議するものとする。ただし、関係課長と事前に文書により意見を調整した上で起案した場合は、合議を省略することができる。
２ 前項の規定により合議を受けた関係課長が当該発議文書に異議を申し出たときは、当該関係課長と協議して調整するものとする。
３ 前項の規定による協議において、当該発議文書の内容に重大な修正を行おうとするときは合議済みの関係課長と再度調整するものとし、廃案となったときはその旨を当該関係課長に通知するものとする。
第23条 本庁機関において次に掲げる事項を起案したときは、総務課長に合議するものとする。
第24条 決裁文書には、前３条に規定する回議又は合議の手続きを終了した年月日を決裁年月日として記入するものとする。
第25条 特に緊急を要し、直ちに処理しなければならない事案は、第21条又は第22条に規定する回議又は合議の手続きを省略することができる。この場合において、当該事案の処理後、速やかに正規の手続きをとるものとする。
第26条 決裁を受けた後に、事情の変更により施行を保留し、又は取りやめなければならない場合は、新たにその旨を起案し、施行を保留し、又は取りやめようとする決裁文書を添えて回議の上決裁を受けるものとする。この場合において、当該決裁文書が合議の手続きを経ていたときは、合議先にその旨を通知するものとする。
第27条 第８条の規定により収受した文書のうち、当該文書に基づく起案を必要としない文書は、速やかに上位の職にある者から下位の職にある者に回覧するものとする。
２ 第８条の規定により収受した文書のうち、事務の性質により直ちに処理することができない文書は、速やかに上位の職にある者から下位の職にある者に回覧し、必要に応じて指示をするものとする。
３ 職務に関して作成した文書（発議文書を除く。）は、必要に応じて回覧するものとする。
第28条 決裁文書の浄書は、原則として起案者が行うものとする。
２ 浄書は、
様式第14号の用紙を用いるものとする。ただし、必要があるときは、他の用紙を用いることができる。
３ 浄書をした者は、発議書の浄書欄に証印するものとする。
第29条 浄書した文書の照合は、直ちに決裁を受けた文書と照合して誤りのないことを確認し、発議書の照合欄に証印するものとする。
第30条 庁外へ発送する文書は、原則として村長名とする。ただし、文書の性質又は内容により、特に必要がある場合は、決裁権限を有する者の職及び氏名又は村名を用いることができる。
２ 庁内文書は、事案の軽重により課長名を用いることができる。ただし、職名のみを用い、氏名等は省略することができる。
第31条 発送する文書の日付は、当該文書の発送年月日を用いるものとする。
第32条 発送する文書には、
公印規程（昭和39年鮫川村規程第４号）に定める公印を押すものとする。
２ 前項の規定にかかわらず、次に掲げる文書については、公印の押印を省略することができる。この場合において、第２号及び第３号に掲げる文書にあっては、当該文書に公印省略の記載をするものとする。
(１) 村の機関あてに発する往復文（重要なもの（諮問、答申、建議及び勧告に係る文書並びに課長等が重要であると認める文書をいう。以下同じ。）を除く。）
(２) 他の地方公共団体の機関あてに発する往復文（重要なものを除く。）
(３) 前２号に規定するもの以外のものあてに発する軽易な往復文（照会、回答、依頼、通知、送付及び報告に係る文書のうち、権利義務にかかわらないもので、課長等が軽易であると認める文書をいう。）
第33条 文書の発送は、本庁機関の場合は総務課、出先機関の場合はそれぞれの出先機関において行うものとする。ただし、課において直接発送する必要があると認められるときは、この限りでない。
２ 前項の規定により総務課において発送する文書は、次によるものとする。
(１) 発送する文書は、総務課に午後４時まで搬入するものとする。
(２) 特別な包装を必要とする文書は、包装し、あて名その他必要な表示をした上搬入するものとする。
第34条 第32条第２項に規定する文書は、ファクシミリ又は電子メールにより発送することができる。
第35条 起案者は、発送を終了した決裁文書について文書件名簿を整理し、その処理経過を明らかにしておくものとする。
第36条 未処理又は未完結文書は、適正に管理し、常にその所在及び処理の経過を明らかにしておくものとする。
第37条 総務課長は、文書を分類するため文書分類総括表（
様式第15号）を整備するものとする。
２ 課長等は、文書の整理、保管及び保存を適正に行うため、文書分類総括表に基づき文書分類表兼保存期間表（
様式第16号）を作成しておくものとする。
３ 課長等は、文書分類総括表に変更が必要となったときは、総務課長に協議するものとする。
４ 第２項の文書分類表兼保存期間表は、年度ごとに作成し、課又は所において管理しておくものとし、その写しを翌年度の６月１日までに総務課長に提出するものとする。
第38条 完結文書は、前条第２項に規定する文書分類表兼保存期間表に基づき、年度ごとに整理するものとする。ただし、年度ごとに整理することが不適当な場合は、この限りでない。
２ 完結文書は、次の方法により編集及び製本するものとする。
(１) 簿冊の件名を決定するときは、文書の目的、内容等により最も適切なものとすること。
(２) 事案が数年度にわたるものは、完結した年度に属する文書として編集すること。
(３) 製本は、規格ファイル（
様式第17号）を用いて行うものとする。ただし、規格ファイルを用いることが不適当な場合は、規格外ファイルに規格ファイルの様式を表示した用紙を綴じ込み又は貼り付けて用いることができる。
(４) 簿冊が厚くなる場合には、別の方法で編集することができる。
３ 前項の規定にかかわらず、課長等が必要と認めるときは、別の方法で編集することができる。
第39条 文書は、課長等の許可を得ないで、外部に持ち出し、又は関係職員以外の者に閲覧させ、若しくは写させてはならない。
第40条 完結文書の保存期間は、課長等が
別表第２に定める文書保存期間基準表を基準とし、原則として簿冊ごとに定めるものとする。
２ 前項に規定する保存期間は、法令等に定めがあるものを除き、永年、10年、５年、３年又は１年とする。
３ 保存期間の起算日は、完結文書の属する年度の翌年度の４月１日とする。
第41条 完結文書は、その完結の日から翌年度の末日までの期間、課内において保管するものとする。
２ 常時使用する等特別の事情がある完結文書は、前項の規定にかかわらず、同項に規定する期間を超えて保管することができる。
第42条 前条第１項又は第２項の規定による保管の必要がなくなった保管文書で保存期間を経過しないものは、課長が次により書庫において保存するものとし、総務課長が書庫の管理を統括するものとする。
(１) 保存する保管文書を書庫に搬入する期日は、毎年度総務課長が指定する日とすること。
(２) 課長は、保存する保管文書を書庫に搬入するときは、当該文書を保存期間ごとに区分し、保存文書管理票（永年保存文書管理票（
様式第18号）及び有期限保存文書管理票（
様式第19号))を作成し、総務課長に提出するものとする。
２ 総務課長は、前項の規定により提出された保存文書管理票の控えを、当該文書を管理する課長に返付するものとする。
３ 総務課長は、保存文書を管理する課の所掌する事務に異動があったときは、保存文書の取扱について当該課長に協議するものとする。
第43条 保存文書を閲覧しようとする関係職員は、保存文書閲覧簿（
様式第20号）により主管課長及び総務課長の承認を受け、指定された場所で閲覧するものとする。
２ 保存文書の貸出しを受けようとする関係職員は、保存文書貸出簿（
様式第21号）により主管課長及び総務課長の承認を受けるものとする。この場合において、貸出しの期間は、総務課長が特に認めたもののほか、10日以内とする。
３ 閲覧又は貸出し中の保存文書は、どのような理由がある場合でも、抜取り、差替え、書換え等をしてはならない。
第44条 課長は、保存期間を経過した保管文書を廃棄するものとする。
２ 総務課長は、保存期間を経過した保存文書を廃棄するものとする。この場合において、総務課長は、当該保存文書を管理する課長に、当該保存文書を廃棄する期日及び搬出する場所を通知するものとする。
３ 課長は、前項の通知に基づき、保存文書を書庫から搬出するものとする。
４ 総務課長は、保存期間が永年である保存文書について、20年を経過するごとに、継続して保存する必要があるかどうかを当該保存文書を管理する課長に協議し、必要がないと認めるものを廃棄することができる。
５ 第１項、第２項及び前項の規定により廃棄するときは、総務課長の指定する職員の立会いの下に、切断、焼却等の方法により行うものとする。
６ 総務課長は、第２項又は第４項の規定により保存文書を廃棄したときは、管理している保存文書管理票にその旨を記入しておくものとする。
第45条 課長は、保存期間を経過した保管文書について継続して保管をする必要があると認めるときは、前条第１項の規定にかかわらず、当該保管文書を引き続き保管することができる。
２ 課長は、保存期間を経過した保存文書について継続して保存する必要があると認めるときは、総務課長に協議するものとする。
３ 課長は、前項の規定により引き続き保存することになった保存文書について、改めて保存文書管理票を作成して総務課長に送付するものとする。
４ 第１項又は第２項の場合において、保存の通算期間は、第40条第３項の起算日から20年以内とする。
第46条 出先機関における文書の保管、保存及び廃棄については、第41条から前条までの規定を準用するものとする。この場合において、「課長」とあるのは、「出先機関の長」と、「書庫」とあるのは、「出先機関の長が指定する完結文書の保存のための場所」と読み替えるものとする。
第47条 総務課長は、第44条第２項又は第４項の規定により廃棄する保存文書及び次項の規定により送付された文書のうち、歴史資料として価値がある文書を別に定める方法により保存するものとする。
２ 課長等は、第44条第１項又は前条の規定により廃棄する保管文書又は保存文書のうち、歴史資料と認められる文書を総務課長に送付するものとする。
３ 総務課長は、保存期間が永年である保存文書のうち、保存期間を20年以上経過した保存文書で歴史資料として価値があると認めるものを、第44条第４項の規定にかかわらず、関係課長等と協議して別に定める方法により保存することができる。
第48条 課長等は、文書の管理についてこの規程により難い特別の事情がある場合には、総務課長の承認を受けて別に取り扱うことができる。
第49条 この規程に定めがあるもののほか、文書の管理に関し必要な事項は、村長が定める。
(１) 鮫川村役場文書取扱規程（昭和38年鮫川村訓令第３号）
(２) 鮫川村役場文書編さん保存規程（昭和49年鮫川村規程第３号）
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機関名 | 課所名 | 記号 |
本庁機関 | 総務課 | 総 |
企画調整課 | 企 |
住民福祉課 | 住 |
農林課 | 農 |
地域整備課 | 地 |
出納室 | 出 |
出先機関 | 交流施設 | 交流 |
鮫川保育園 | 鮫保 |
診療所 | 診療 |
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項目 | 文書保存期間 |
永年 | 10年 | ５年 | ３年 | １年 |
１ 条例及び規則の制定又は改廃に関するもの | ○ | | | | |
２ 村行政の総合計画に関するもの | ○ | | | | |
３ 村の廃置分合、境界変更に関するもの | ○ | | | | |
４ 訴訟に関するもの | ○ | | | | |
５ 村行政の沿革に関するもの | ○ | | | | |
６ 村議会に関するもので重要なもの（総務課で保存するものに限る。） | ○ | | | | |
７ 予算、決算又は出納に関するもので重要なもの（総務課で保存するものに限る。） | ○ | | | | |
８ 職員の人事又は服務に関するもので重要なもの（総務課で保存するものに限る。） | ○ | | | | |
９ 職員の長期給付等に関するもので重要なもの（総務課で保存するものに限る。） | ○ | | | | |
10 村有財産に関するもので重要なもの | ○ | | | | |
11 重要な文化財及び村史の資料となるもの | ○ | | | | |
12 村広報 | ○ | | | | |
13 叙位叙勲又は表彰に関するもの | ○ | ○ | | | |
14 原簿、台帳その他これらに類するもの | ○ | ○ | ○ | | |
15 告示及び規程の制定又は改廃に関するもの | ○ | ○ | ○ | | |
16 通達、運用方針等に関するもの | ○ | ○ | ○ | | |
17 許可、認可、確認、公証等の行政行為に関するもの | ○ | ○ | ○ | ○ | |
18 契約に関するもの | ○ | ○ | ○ | ○ | |
19 １から18に掲げるもののほか永年保存を必要とするもの | ○ | | | | |
20 １から18に掲げるもののほか10年保存を必要とするもの | | ○ | | | |
21 統計、調査、研究等に関するもの | | | ○ | ○ | |
22 報告、届出等に関するもの | | | ○ | ○ | |
23 事業の計画又は実施に関するもの | | | ○ | ○ | |
24 行政上の助言、勧告又は指導に関するもの | | | ○ | ○ | |
25 監査、検査等に関するもの | | | ○ | ○ | |
26 補助金等に関するもの | | | ○ | ○ | |
27 工事の設計書その他これに類するもの | | | ○ | ○ | |
28 通達、運用方針、通知等で特に重要なもの | | | ○ | ○ | |
29 請願、陳情に関するもの | | | ○ | ○ | |
30 諸税、収入簿及び日計簿等 | | | ○ | ○ | |
31 １から30までに掲げるもののほか５年保存を必要とするもの | | | ○ | | |
32 照会、回答等の往復文書 | | | | ○ | ○ |
33 会議、研修等に関するもの | | | | ○ | ○ |
34 文書の収受、発送、処理に関するもの | | | | ○ | ○ |
35 官報及び県報 | | | | ○ | |
36 １から35までに掲げるもののほか３年保存を必要とするもの | | | | ○ | |
37 軽易な文書 | | | | | ○ |
38 月報、日報、日誌その他これらに類するもの | | | | | ○ |
39 １から38に掲げるもののほか１年保存を必要とするもの | | | | | ○ |
様式第１号
様式第２号
様式第３号
様式第４号
様式第５号
様式第６号
様式第７号
様式第８号
様式第９号
様式第10号
様式第11号
様式第12号
様式第13号
様式第14号
様式第15号
様式第16号
様式第17号
様式第18号
様式第19号
様式第20号
様式第21号
